Az üzleti elemzés egy szerteágazó terület, ami magába foglalja az üzleti igények felismerését és a problémák lehetséges megoldását is. Központi eleme, hogy megértsük, hogyan halad a cég a kitűzött célok felé, mire van szüksége ahhoz, hogy fejlődni tudjon. Vegyük sorra, milyen lépéseket kell követünk az üzleti elemzés során!
Mit nevezünk üzleti elemzésnek?
Az üzleti elemzés, vagyis business analysis (BA) egy átfogó tevékenység, ami fontos szerephez juthat az informatikai projektek, a termékfejlesztés, a folyamatfejlesztés során. Kiterjed a célok értelmezésére, az igények, a követelmények és a menedzsment meghatározására is. Ideális esetben az üzleti elemző feladata a BA kézbentartása. Fontos, hogy ez a szakember megfelelő tapasztalattal és rálátással bírjon ahhoz, hogy ne csak elvégezze az elemzéseket, ha következtetéseket is le tudjon vonni.
A sikeres és valóban hasznos üzleti elemzés három fő pillérre támaszkodik: a szervezeti kultúrára, a megfelelő kompetenciákra és az elfogadott folyamatokra. A támogató szervezeti kultúra esetén a kollégák siker-orientáltak, hajlandók együttműködni az üzleti elemzővel, aki így a szakértők tudását be tudja vonni a BA folyamatokba. Nem mindegy az sem, hogy mennyire felkészült az üzleti elemző, mennyire strukturált a gondolkodásmódja, milyen jó problémamegoldó és hogyan kommunikál. Végül, de nem utolsó sorban arra van szükség, hogy az üzleti elemzés és az elemző illeszkedjen a céges folyamatokba, azok szerves részét képezze.
A következőkben vegyük sorra, hogy mik az üzleti elemzés legfontosabb lépései!
Az üzleti elemzés lépései
Informálódás és a célok meghatározása
Az üzleti elemző kulcsszerepet játszik a vállalati struktúra és stratégia formálásában. Ő a híd az érdekcsoportok és a vállalat között – a bonyolult üzleti kihívásokat érthető nyelvre fordítja, és olyan megoldásokat javasol, amelyek hatékonyak a cég számára. Az üzleti elemzőnek meg kell határoznia a legfontosabb érdekcsoportokat – azokat az embereket és szervezeteket, akik közvetlenül vagy közvetve érintettek a vállalat tevékenységében.
Minden projekt egy külön történet – előzményekkel, jelenlegi helyzettel és várható jövőképpel. Az üzleti elemző feladata ezen történet minél alaposabb megértése. Ehhez át kell látnia a vállalat jelenlegi rendszereit és folyamatait, fel kell tárnia a rendszerek közötti összefüggéseket, és fel kell térképeznie az esetleges hiányosságokat.
Feltétlenül szükséges tisztázni az érdekcsoportok elvárásait, hiszen, ezek jelentik a sikeres üzleti elemzés alapját. Ezáltal értjük meg, hogy a szereplők mit várnak a projekt eredményeként, és hogyan látják saját szerepük a célok elérésében. Csakhogy az érdekcsoportok elvárásai gyakran ellentmondanak egymásnak, ezért az elemző feladata e különböző igények összehangolása is.
A célok tisztázásához és azok megvalósíthatóságának felméréséhez az is hozzátartozik, hogy realisztikusan értékeljük ki a rendelkezésre álló erőforrásokat és a projekttel kapcsolatos kihívásokat.
A keretek meghúzása
Egy üzleti elemzés eredményességének kulcsa a határok pontos meghatározása. Mielőtt belekezdünk a tényleges elemzésbe, elengedhetetlen, hogy meghatározzuk, milyen technológiai és folyamatváltásokra lesz szükségünk ahhoz, hogy elérjük a kitűzött célokat.
A keretek világos meghatározása elősegíti a célok elérését, és segít abban, hogy az elemzés kellően fókuszált, strukturált és eredményorientált legyen.
Üzleti elemzési terv kidolgozása
Az üzleti elemzési terv készítése kulcsfontosságú lépés az elemzési folyamatban. Ez az, ahol meghatározzuk az elemzés típusát és a kimeneteket, illetve nagyon fontos a realisztikus időkeret meghatározása is. A jó üzleti elemzési terv nem csupán megkönnyíti az elemző munkáját, hanem a hatékony és hatásos kommunikációs eszköz is az érdekeltek és a menedzsment felé.
Követelmények részletes kidolgozása
A követelmények részletes kidolgozása nélkülözhetetlen része az üzleti elemzésnek. Első körben minden szükséges információt össze kell gyűjtenünk: adatokat, nyers tényeket, szakértői véleményeket. Érdemes részletekbe menően áttekinteni a felhasznált dokumentumokat, biztosítva, hogy minden releváns és fontos információ a helyén legyen. Ha összeállt egy vázlat, akkor láthatjuk, hogy hol vannak hiányosságok, mely területekre kell nagyobb figyelmet fordítani. Az elemzés eredményeképpen összeáll, hogy mely területeken van szükség változásra és milyen irányba érdemes indulni.
Megvalósítás
Az üzleti elemző munkája itt nem ér véget, fontos szerephez jut a megvalósítás, az implementáció során. Áttekinti a terveket, és meggyőződik arról, hogy minden üzleti követelménynek megfelelnek. A dokumentáció folyamatos frissítése alapvető jelentőséggel bír, ez ugyanis a technikai csapat számára értékes információkat tartalmaz.
Az üzleti elemző együtt dolgozik a minőségbiztosítási szakemberekkel, gondoskodik arról, hogy megértsék az összes műszaki követelmény fontosságát, és nagy hangsúlyt fektet arra, hogy minden a legnagyobb precizitással és a leghatékonyabban készüljön el.
Az eredmények beépítése
Nem elég technológiai oldalról kiépíteni a változás kereteit, gondoskodni kell arról is, hogy a szervezet is beépítse, a mindennapi munkájának részévé tegye az újításokat. Ehhez edukáció szükséges.
Az üzleti elemzés célja, hogy a cég közelebb kerüljön a kitűzött célokhoz. Ha tehát feltártuk a fennálló helyzetet és látjuk, hogy milyen lépéseket kell tenni, akkor nincs más hátra, mint a megvalósítás útjára lépni. Az üzleti elemző az elejétől a végéig támogatja ezt a folyamatot.
A Bixpert az üzleti elemzés teljes folyamatára megoldást kínál. Kattints, és ismerd meg, milyen szoftverekkel dolgozunk!
