Sok szervezetben a tervezés még mindig különálló részekben történik. A pénzügy a költségvetésen dolgozik, az értékesítés frissíti az előrejelzést, az operáció a kapacitást kezeli, a HR a létszámot tervezi, a Supply Chain pedig a kereslet és kínálat egyensúlyát próbálja biztosítani. Minden csapat végezheti jól a saját munkáját, de ha ezek a tervek nem kapcsolódnak össze, a vállalat mégis ellentmondó számokkal, lassabb döntésekkel és utolsó pillanatos meglepetésekkel szembesülhet.

Itt válik igazán értékessé az integrated business planning, vagyis az IBP. Az IBP nem csupán egy újabb tervezési folyamat. Sokkal inkább egy összekapcsoltabb működési mód, amely a stratégiát, a pénzügyet, az operációt, az értékesítést, a Supply Chaint és más üzleti területeket egy összehangolt tervezési modellbe kapcsolja. A silószerű tervezés helyett a csapatok közös adatokkal, közös feltételezésekkel és azonos üzleti célok mentén dolgoznak.

Mi az integrated business planning?

Az integrated business planning összekapcsolja a pénzügyi, stratégiai és operatív terveket a szervezet egészében. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a pénzügy nem az operatív valóságtól elszigetelten tervez. Az értékesítés és a marketing összekapcsolhatja a kereskedelmi aktivitásokat a bevételi eredményekkel. A Supply Chain összehangolhatja a keresletet és kínálatot a pénzügyi célokkal. A vezetők pedig egy közös üzleti nézet alapján hozhatnak döntéseket.

Egy erős IBP-folyamat többek között az alábbi kérdések megválaszolásában segít:

  • Mi történik, ha változik a kereslet?
  • Tudja-e támogatni az operáció az értékesítési előrejelzést?
  • Hogyan hatnak a toborzási tervek a bevételi célok teljesülésére?
  • Mi a kapacitáskorlátok pénzügyi hatása?
  • Melyik forgatókönyvre készüljön fel a vezetés?

Ezek nem kizárólag pénzügyi kérdések, hanem üzleti kérdések. Éppen ezért van szükség az IBP-ben területek közötti együttműködésre.

Miért több az IBP bevezetése egy rendszerimplementációnál?

Gyakori hiba, hogy a vállalatok az IBP bevezetését technológiai projektként kezelik. A technológia természetesen fontos. A különálló táblázatok és elszigetelt eszközök nem tudják nagyvállalati szinten támogatni az integrált tervezést. A modern tervezési platformok segíthetnek az adatok összekapcsolásában, a munkafolyamatok automatizálásában, a driver-based modellek támogatásában és a valós idejű szcenáriótervezésben.

A sikeres IBP azonban folyamattal és összehangolással kezdődik. Mielőtt egy szervezet eszközt választ vagy bővíti a tervezés hatókörét, meg kell értenie, hogyan működik ma a tervezés. Hol akadnak el az átadások? Mely csapatok dolgoznak eltérő feltételezésekkel? Hol csúszik szét az adat? Mely döntések késnek azért, mert senkinek sincs teljes képe?

A legjobb megközelítés gyakran az egyszerű kezdés: a tervezési folyamat meghatározása, a felelősségi körök tisztázása, a legfontosabb adatok és feltételezések összehangolása, valamint strukturált együttműködési pontok kialakítása a csapatok között. Ahogy a szervezet érettebbé válik, a modell is bővíthető. A technológiának támogatnia kell a folyamatot, nem pedig meghatároznia azt.

A sikeres IBP alapjai

Egy gyakorlati IBP-megvalósítás általában öt fő alapra épül:

1. Egyértelműen meghatározott tervezési folyamat

    Az IBP-nek olyan összekapcsolt folyamatra van szüksége, amely összeköti a stratégiai, pénzügyi és operatív tervezést, világos határidőkkel, inputokkal, outputokkal, döntési pontokkal és eszkalációs útvonalakkal.

    2. Governance és felelősségi körök

    A csapatoknak tudniuk kell, ki felel a terv egyes részeiért, hogyan születnek a döntések, és mely mutatók határozzák meg a sikert.

    3. Összehangolt adatok és feltételezések

    Az ERP-, CRM-, HR-, Supply Chain- és operatív adatoknak egy konzisztens modellben kell találkozniuk. Ugyanilyen fontos, hogy a csapatok egyetértsenek a terv mögötti fő feltételezésekben is.

    4. Területek közötti együttműködés

    Az IBP csak akkor működik, ha a csapatok együtt terveznek. A pénzügynek, az operációnak, a kereskedelmi területeknek, a HR-nek és a Supply Chainnek rendszeres egyeztetési pontokra és közös felelősségvállalásra van szüksége.

    5. Megfelelő technológiai alap

    A modern tervezési eszközöknek egyszerűbbé, nem bonyolultabbá kell tenniük a folyamatot. Segíteniük kell az adatok összekapcsolását, a forgatókönyvek frissítését, a munkafolyamatok automatizálását és a változások hatásának gyorsabb megértését.

    IBP-érettség: a silóktól a stratégiai tervezésig

    A legtöbb vállalat nem válik egyik napról a másikra teljesen integrálttá. Az IBP-érettség általában fokozatosan fejlődik.

    Az első szinten a tervezés silókban történik. A részlegek önállóan dolgoznak, gyakran különálló eszközökkel és statikus előrejelzésekkel. A számok nehezen egyeztethetők össze, a döntések pedig lassan születnek meg.

    A következő szinten a csapatok elkezdenek koordinálni. Bizonyos feltételezések közössé válnak, javul az együttműködés, és egyes adatforrások integrálódhatnak. A folyamat jelentős része azonban még mindig manuális munkára épül.

    A harmadik szint az integrált tervezés. A pénzügyi és operatív tervek összekapcsolódnak, a szcenáriótervezés gyakorlatiasabbá válik, a döntések pedig közös adatokra épülnek.

    A legérettebb szint a stratégiai IBP. A tervezés folyamatos, előretekintő és döntésvezérelt lesz. A valós idejű adatok, a forgatókönyvekre való felkészültség és a területek közötti összehangoltság segítik a vezetést abban, hogy gyorsabban és magabiztosabban reagáljon.

    Ez az érettségi út azért fontos, mert az IBP nem egyszeri transzformáció, hanem idővel fejlődő képesség.

    Miért fontos a működési ritmus?

    Az IBP egyik legfontosabb eleme a ritmus. Az integrated business planning nem olyan folyamat, amelyet a csapatok évente egyszer frissítenek, majd félretesznek. Akkor működik jól, ha visszatérő tevékenységi ciklusként tartja össze a vállalatot, miközben a körülmények változnak.

    Egy erős IBP működési ritmus általában az alábbiakat tartalmazza:

    • adatfrissítések és forecast-frissítések,
    • területek közötti tervezési egyeztetések,
    • szcenárióelemzés és módosítások,
    • vezetői összehangolás és döntési meetingek.

    Ez a ritmus gyakran havi ciklusban működik, folyamatos frissítésekkel, ahogy új adatok válnak elérhetővé. Kiszámítható struktúrát teremt, amelyben a csapatok rendszeresen összehangolhatják a terveiket, a döntések aktuális információkra épülhetnek, és a tervek együtt fejlődhetnek a vállalattal.

    Miért fontos most az integrated business planning?

    A tervezés nem maradhat statikus, ha a piacok, a költségek, a kereslet és az ellátási feltételek gyorsan változnak. Az IBP jobb módot ad a szervezeteknek arra, hogy összehangoltak és rugalmasak maradjanak. Segít csökkenteni a csapatok közötti konfliktusokat, javítja az előrejelzések minőségét, támogatja a gyorsabb döntéseket, és tisztább képet ad a vezetésnek a kockázatokról, lehetőségekről és kompromisszumokról.

    A pénzügyi csapatok számára az IBP a tervezés szerepét is átalakítja. Ahelyett, hogy a Finance inputokat gyűjtene és különböző igazságverziókat egyeztetne, stratégiai partnerré válhat, amely összekapcsolja a teljesítményt, a feltételezéseket és a döntéseket az egész vállalatban.

    A legjobban tervező vállalatok nem feltétlenül azok, amelyek a legrészletesebb táblázatokkal dolgoznak. Hanem azok, amelyek a megfelelő embereket, adatokat, feltételezéseket és döntéseket a megfelelő időben tudják összekapcsolni.

    A tervezési folyamattól az üzleti képességig

    Az integrated business planning nem csupán egy jobb forecast elkészítéséről szól. Sokkal inkább arról, hogy a vállalat összekapcsoltabb és ellenállóbb működési módot alakítson ki.

    A sikeres IBP-bevezetéshez világos folyamatokra, erős governance-re, összehangolt adatokra, területek közötti együttműködésre és olyan technológiára van szükség, amely támogatja a csapatok valódi munkafolyamatait.

    Amikor ezek az elemek összeérnek, a tervezés többé válik egy visszatérő pénzügyi feladatnál. Olyan üzleti képességgé alakul, amely segíti a szervezeteket abban, hogy a töredezett tervektől eljussanak a közös prioritásokig, a statikus előrejelzésektől a folyamatos összehangolásig, a késői reakcióktól pedig a magabiztosabb döntésekig.

    (forrás: https://www.jedox.com/en/blog/integrated-business-planning-implementation/)