A néhai Peter Ferdinand Drucker – akit sokan a modern menedzsment egyik alapítójának tartanak – igen élesen fogalmazott a tudatos adathasználattal kapcsolatban. Szerinte sok vezető egész egyszerűen híján van az informatikai műveltségnek, és a menedzsmentnek meg kell tanulnia az információk használatát is. Drucker úgy fogalmaz, hogy a vezetők tegyék fel maguknak a kérdést: milyen információk szükségesek a mindennapi munkához, és milyen feladatokat tud ezek birtokában megoldani?
Nagyon hasonló ehhez a vállalaton belüli üzleti intelligencia folyamatainak a kérdése. Ahhoz, hogy a BI segíteni tudjon, bizonyos kérdéseket tisztázni kell, méghozzá már a legelején. Ezek közül tekintünk át most néhányat a teljesség igénye nélkül.
Miért kell egyáltalán Business Intelligence?
A BI, vagyis az üzleti intelligencia annak gyakorlata, melynek során az információból akciók születnek, amely végül mérhető üzleti eredménnyel jár. Ez nem elsősorban technológia, vagy csak egy önmagában létező termék, folyamat, hanem ennél több és komplexebb kérdéskör. A kereskedelem és szolgáltatás sok csomópontot tartalmazó világában egyre több cégen belüli információ keletkezik, és ezek megfelelő analízisével a költségoptimalizálás, valamint a bevételnövelés lehetősége valósággá válhat. A BI egy adattudatosabb szemléletmódot is eredményezhet, hiszen az adatok is megkapják a nekik járó „tisztességet”, vagyis az adatok is erőforrások, alapanyagok, amelyeket nem szabad elpocsékolni, hanem a hatékony munka szolgálatába kell állítani. A BI cégen belüli megszervezésével a valóságos profit mellett így egy humán profit elérését is megcélozhatjuk.
Készen áll-e a szervezet a változásokra?
Mivel a Business Intelligence nem csupán technológiai kérdés, hanem a vállalat kialakult működését sok esetben karakteresen megváltoztató döntések sorozata, ez egy lényeges pont. Régebben kevés kollaboratív – elsősorban informatikai – eszköz állt a munkatársak lehetőségére. A megszokott döntési mechanizmus egykor kizárólag a vezetőségben csúcsosodott. Ma már olyan szoftverek érhetőek el, amelyben a management és más szintek is végezhetnek analitikai-döntéshozói tevékenységet. Az önkiszolgáló jellegű BI-rendszerek lehetővé tették bizonyos feladatok delegálását az alsóbb szintekre is.
A változások sorában fontos megemlíteni, hogy előfordulhat: a BI bevezetésével az elemzési folyamatok is változhatnak, és új adatok jöhetnek létre. Mindez a status quo elmozdulásával jár, és ennek emberi oldalát a különböző belső kommunikációs eszközökkel meg lehet támogatni.
Megvannak-e a BI bevezetéséhez szükséges IT-eszközök?
Természetesen ehhez a feladathoz az eszközháttér is elengedhetetlen. Legtöbbször ez az adatgyűjtő rendszereket érintik: mennyire képes naprakész és hasznos adatokkal szolgáltatni az elemzéshez, van-e hol tárolni az adatokat. Az egyik legfontosabb kérdés viszont pont az, hogy milyen BI-rendszert vezessen be az adott vállalat? A döntésnél figyelembe kell venni az adatstruktúrát, a méretet és a felhasználás célját. A Bixpert-nél például több ilyen, világszínvonalú eszközzel is rendelkezünk, melyeknél rendkívül fontos a rugalmasság, a dokumentummal való ellátottság és a megtanulhatóság kérdése. Ez átvezet minket a következő ponthoz.
Hol van az üzleti intelligencia bevezetésének emberi erőforrása?
Ahogy mi is sokszor tapasztaljuk, a BI bevezetése egyszerre jelenti a technológia kiválasztását, a szemléletmód megújulását és egy új, az üzleti intelligenciával foglalkozó csapat cégen belüli felállítását is. Ilyenkor már a kezdetektől külsőssel dolgozik a feladattal megbízott vezető: a külsős szem semleges nézőpontból látja át a vállalatot, és így tesz javaslatot a bevezetendő rendszerre. Ezután következik a cégen belüli oktatás, hogy a külső tudás belső ismeretté válhasson.
Egy jól bevezetett BI-rendszer ráadásul nem áll meg az eredeti keretek közt. Ez azt jelenti, hogy talán csak egy szegmens döntéseinek támogatására hívták életre (pl. marketing vagy sales), de haszna a vállalaton belül más részlegek számára is nyilvánvaló lesz, és egyre többen szeretnék cégen belül használni. Ez egy win-win szituáció a cég számára: újabb és újabb munkatársak lesznek képesek e rendszert használni, miközben a vállalaton belüli adattudatosság is nő – nemcsak a management, hanem a többi alkalmazott körében is.
Mi, a Bixpert-nél nem egyszer szembesültünk ezzel, vagyis munkánk sikerén felbuzdulva ügyfeleinknél, cégen belül gyakorta tovább terjedt a BI használatának gondolata, majd gyakorlata.
