A pénzügyek, a bevételek és a kiadások követésének legtisztább módja a költségvetés. Ennek segítségével elkerülhető, hogy tovább nyújtózkodjunk, mint ameddig a takaró ér és támogathatjuk, hogy a cég a kitűzött célok felé haladjon. Mi az a költségvetési terv és hogy zajlik a költségvetés tervezése? Jöjjenek a részletek!
A költségvetési terv
A vállalatok különféle erőforrásokra támaszkodva végzik tevékenységeiket, ilyen például a humán erőforrás, az anyagi erőforrások és a technológiai erőforrás. Ezek menedzselése, a célok szolgálatába állítása egy ciklikus folyamat, amelynek első szakaszában tervezési, második szakaszában költségvetési, a harmadikban pedig előrejelző tevékenység zajlik.
A költségvetés mindig egy adott ciklusra, időtartamra vonatkozik. Ez lehet akár hosszú távú, például az elkövetkezendő 3 évre vonatkozó és rövidtávú is, például egy pár hónapos projekthez tartozó. A költségvetés készítés lényege, hogy a rendelkezésre álló adatokat összefogja, összefoglalja olyan módon, hogy az eredmény megmutassa a cég számára kínálkozó lehetőségeket. Egyetlen cégben tehát egyszerre több költségvetési terv is lehet, ezek mind egy-egy stratégiai cél elérésének anyagi körülményeit mérik fel.
A költségvetés készítése egy összetett folyamat. Vegyünk például egy projektet, amire szeretnénk költségvetést készíteni. Nem elég a rendelkezésre álló forrásokat és kiadásokat számba venni, olyanokra is gondolni kell, mint a munkaerő, az eszközök költségeinek tervezése, az jövőbeli igények felmérése.
Miért hasznos a költségvetés készítés?
A költségvetés készítés számos előnnyel kecsegtet. Segítségével követhetők a cégen belül pénzügyi mozgások, és az, hogy mennyi anyagi forrás áll rendelkezésre a projektek megvalósításához. A pénzügyi matek fényt deríthet arra is, hogy mely területeken „folyik el” a pénz, hogy lehetne csökkenteni a kiadásokat és növelni azt, ami a kasszában marad. Az sem utolsó szempont, hogy kiderülhetnek olyan anyagi problémák is, amik hosszú távon komoly gondokhoz vezethetnek.
Összességében tehát a költségvetés lényege, hogy a cég által kitűzött célok eléréséhez anyagi forrásokat tudjunk rendelni, nem többet és nem kevesebbet, mint amire szükség van.
Vegyük sorra, hogy zajlik a költségvetés tervezés lépésről lépésre!
Költségvetés tervezése lépésről lépésre
A költségvetés tervezése többféle módon is történhet, vannak azonban bizonyos lépések, amelyek minden verzióban megjelennek. Nézzük, melyek ezek!
Bevételek listázása
Az első lépés a bevételek összegyűjtése. Ebben az előző évi eredmények hatalmas segítséget nyújthatnak. Nincs más dolgunk, mint megnézni ezeket és feljegyezni a bevételi oldalon. Ez lesz az az összeg, ami befolyik a cégbe.
Fix és változó költségek levonása
Ha megvan, hogy mekkora összeg jön be, akkor a következő lépésekben a költségeket kell összegezni. Elősként azokat a fix költségeket kell összeszedni, amik nem függenek attól, hogy a cég hogyan teljesít, milyen eredményeket produkál. Ezeket jellemzően szerződésben rögzítik, ilyenek például az irodahelyiség bérleti díja, a különféle biztosítások.
A fix költségek után a változó költségek következnek. Ezek olyan kiadások, amik a teljesítmény, az eredmény függvényében változnak. Ilyen például a jutalék. Minél több terméket ad el az értékesítő, annál több jutalékot kell neki fizetnie a cégnek. De vehetjük példának egy ruhagyárat is, ahol annál több textilre van szükség, minél több ruhadarabot gyártunk.
Váratlan költség tervezése
Fontos felkészülni minden helyzetre és számolni azzal is, ha valami nem úgy sül el, mint amire számítunk. Az ilyen esetekre érdemes elkülöníteni egy vészhelyzeti alapot, ami szükség esetén vállalkozásra áll.
Elemzés és eredmények
Az adatok birtokában az elemzés elvégzése már könnyedén elvégezhető. Ennek segítségével képet kaphatunk a várható eredményekről.
A költségvetés tervezése Jedox segítségével
A költségvetés tervezése ma már szoftver segítségével pontosan és könnyedén elkészíthetők. Használatukkal egyszerűsíthető a költségvetési tervek összeállítása, a bevételek és kiadások követése, a tervváltozatok készítése, az ellenzőrés és a jóváhagyás automatizálható, a különböző költségvetési tervek integrálhatók, egyesíthetők és részekre oszthatók.
Ezek táborát erősíti a Jedox, ami leegyszerűsíti a tervezés, az elemzés és a jelentéskészítés folyamatát. Az integrált EPM platform egy rendszerbe helyezi a vállalatirányítást, aminek szervez része a költségvetés készítése.
Az Excel táblázatok a pénzügyi tervezésben fontos szerepet töltenek be, nehéz azonban átlátni és rendszerben tartani őket. A Jedox jelentős szerepet játszik abban, hogy új szintre emelkedjen az adatbázisok kezelése és hozzásegítsen ahhoz, hogy az adatokból eredmények legyenek.
Ismerd meg a Bixpert által forgalmazott Jedox rendszerét!
