Költségvetés készítésre minden cégnek szüksége van, legalábbis azoknak, akik szeretnének hosszú távon, stabilan működni. Ahhoz, hogy a költségvetés reális és a pénzügyi tervezés pontos legyen, nem mindegy, hogy milyen eszközhöz nyúlunk. A legtöbben még ma is az Excel mellett döntenek, leginkább azért, mert ez a bevett megoldás. Valójában azonban a piacon már sokkal jobb programok is elérhetők, amelyekkel a költségvetés készítés precíz és gyors lehet.
A költségvetés tervezés során a vállalatok különféle programokat használnak annak érdekében, hogy a folyamat hatékonyabb, az eredmény pedig pontosabb legyen. A papír-ceruza módszert szerencsére a vállatok többségénél már lecserélték valamilyen szoftveres megoldásra. A következőkben bemutatjuk a végleteket, a skála két pontját, és azt, ami az aranyközépútnak számíthat.
Az Excel, mint költségvetés készítő eszköz
A leggyakrabban az Excelhez nyúlnak a vállalatok, ha költségvetés készítésről van szó. A Microsoft Office csomagba tartozó szoftver egy táblázatkezelő program, ami segít abban, hogy a használók rendszerezzenek, számításokat, kimutatásokat készítsenek.
Az első verzióját 1985-ben adták ki Macintosh-ra, majd 1987-ben jelent meg a Windows változata is. Az eltelt közel 40 év alatt beépült a vállalatok életébe, a legtöbben még ma is ezt használják. Vannak, akik meggyőződésből nem váltanak egy korszerűbb megoldásra, de a legtöbben inkább csak kényelemből, hiszen „régen is jó volt és már amúgy is mindenki megszokta”.
A program egyébként vitathatatlan előnyökkel bír, sajnos azonban a kor eljárt fölötte, ennek megfelelően bizonyos helyzetekben korlátoltan használható. Ma már alapvető, hogy egy felülethez többen is hozzáférhessen, egyszerre lehessen például szerkeszteni. Az offline Excel táblázatok erre sajnos nem képesek. Ahogy arra sem, hogy a különféle rendszerekből, ahol az adatok gyűlnek, automatikusan szedjék össze az információkat.
Az összekapcsoltság szintje alacsony, az automatizációk pedig nem megoldhatók. Ez azt jelenti, hogy kézi beavatkozásra és adatbevitelre van szükség, ami pedig teret enged a hibának, a pontatlanságnak.
Gyakori probléma, hogy egy munkatárs, aki profi a témában, felépíti a táblázatok rendszerét, aztán az ő távozásával a háttértudás is eltűnik a cégből, aminek az lesz az eredménye, hogy senki nem tudja majd, hogy mi mivel és hogyan áll kapcsolatban. Az Excel sajátossága, hogy igen egyszerűnek tűnik, viszont nagyon könnyen lehet igen bonyolult és visszakövethetetlen rendszereket létrehozni. Mivel hamar válhat átláthatatlanná, végső soron pontosan azt a célt nem tudja majd betölteni, amiért bevezették, hogy átláthatóságot és hatékonyságot vigyen a működésbe.
A nagyok terepe: pénzügyek kezelése a nagyban játszóknak
A másik véglet, amikor valaki indokolatlanul összetett és robusztus rendszert szeretne bevezetni, pedig nincs is rá szüksége. Ezek ugyan az Excellel kapcsolatos problémákra megoldást kínálnak, viszont túlságosan nagyok és drágák a legtöbb cég számára. Ezek a fejlett költségvetés készítő szoftverek azért születtek, hogy kiszolgálják a megaprojekteket, ahol óriási pénzek mozognak. Az ilyen rendszerek bevezetéséhez jellemzően a környezetet fejleszteni kell, a munkatársakat pedig edukálni, hogy képesek legyenek alkalmazni a szoftveres megoldást.
Az arany középút: az óriások és az Excel helyett
A hatékony felhő alapú szoftverek jelenthetik az arany középutat a legtöbb cég számára. Ezeket a megoldásokat jellemzően testre lehet szabni, rövid idő alatt integrálhatók, intuitíven használhatók, mindössze egy rövid oktatásra, betanításra lehet szükség. A legtöbb esetben olyan modern technológiára épülnek, mint a gépi tanulás, a mesterséges intelligencia, ennek megfelelően pedig adatelemzéssel megbízható előrejelzéseket képesek adni.
A Jedox egy ilyen szoftveres megoldás, ami magasabb szintre emeli a költségvetés készítést. Arra a tudásra épít, ami az Excel használatához kell, vagyis nincs szükség mélyreható oktatásra, az átállás pedig játszi könnyedséggel elvégezhető. Tudásában, képességeiben azonban meghaladja a zöld óriást.
Lehetővé teszi az adatbázisok, adatforrások összekapcsolódását, segítségével bevezethetők az intelligens üzleti megoldások, az adatok irányíthatóvá válnak, a workflow követhető lesz, a jóváhagyások pedig hatékonyan elvégezhetők. Ezt támogatják az olyan funkciók is, mint az önkiszolgáló tervezés, elemzés és jelentéskészítés.
A Jedox több platformon is elérhető, például webes és mobilos felületeken, így mindenki megtalálhatja a számára praktikus, kézenfekvő megoldást. Ezt segíti elő az is, hogy a rendszeren belül különféle sablonok közül lehet választani, ami sokkal gyorsabbá teszi a feladatok elvégzését. Az úgynevezett Marketplace felületen lehet válogatni a kész sablonok között, amikből egy kattintással elkészíthető a kívánt elemzés, dokumentum, kimutatás.
A Bixpert üzleti intelligencia megoldásai között a Jedox is helyet kapott. Tájékozódj, és vedd fel a kapcsolatot kollégáinkkal, akik segítenek megtalálni a legjobb szoftvereket!
