Az Excel az elsődleges eszköz, amelyet a pénzügyi csoportok a tervezéshez és a költségvetés elkészítéséhez használnak. Az egyszerű táblázatkezelő azonban nem rendelkezik azokkal a fejlett képességekkel, amelyekre a gyors reagáláshoz és a magabiztos döntéshozatalhoz szükségük van – különösen a gazdasági ingadozások idején.
A következőkben nyolc, gyakori Excel-kihívásról lesz szó, amellyel sok csapat szembesül, valamint arról, hogyan lehet ezeket leküzdeni a jobb tervezés érdekében.
1. Kézi adatgyűjtés, több forrásból
Az Excel-projektek adatbevitellel kezdődnek. A különböző csapatok – például a pénzügyi, értékesítési, HR, marketing, ellátási lánc és ESG – által használt különböző rendszerek olyan adatokat állítanak elő, amelyeket a pénzügyi csapatnak kell összegyűjtenie és frissítenie. Minden rendszerfrissítéskor össze kell gyűjteniük és frissíteniük is kell a releváns adatokat, amely időigényes. A vezetői csapatok ezekre az adatforrásokra támaszkodnak, hogy olyan insightokat nyújtsanak, amely csökkenti a kockázatokat és feltárja a lehetőségeket.
MEGOLDÁS: A szervezet egészéből származó adatok integrálása
A bármely rendszerből történő automatikus betöltési folyamatok egységesítik a tervezést a csapatok számára, a szervezet egész területén. Az összes forrásrendszerből származó, aktuális és múltbeli adatnak egyaránt naprakésznek és egyetlen központosított megoldásban elérhetőnek kell lennie.
2. Az adatok integritásának biztosítása
Minden Excel-felhasználóval előfordult már, hogy ellenőrizte a modellt és a képletet, de a számok hibásak. A SZUM/SUM képlet nem tartalmazta a teljes tartományt, és az FKERES/VLOOKUP függvény rossz eredményt adott vissza. Már egyetlen kézi módosítás is olyan ismétlődő hibát okozhat, amely több táblázatot is érint.
MEGOLDÁS: Kezelje az adatokat egy központi platformon
Szabályozza és kezelje a vállalatközi adatokat és képleteket egy központi helyről, hogy elkerülje az olyan hibákat, mint a duplikált és hiányzó adatok. A központosított platform egyetlen igazságforrásként (SSOT) való használata konzisztens adatokat tart fenn, és lehetővé teszi, hogy a frissítések egyidejűleg jelenjenek meg minden felhasználó számára.
3. A forgatókönyv-tervezés rugalmassága
A forgatókönyv-tervezés alapvető fontosságú a költségvetés jóváhagyása során. Az Excel adatbázisként és számítási motorként is szerepet játszik, emiatt a különböző feltételezések és forgatókönyvek összehasonlítása időigényes. A csapatok rengeteg időt töltenek a több tucatnyi táblázat duplikálásával, csak hogy egy lehetséges forgatókönyvet szimuláljanak.
MEGOLDÁS: Mesterséges intelligencia (AI) működésben
A gépi tanulás (machine learning), a prediktív előrejelzés és más AI eszközök felváltják a hagyományos forgatókönyv-tervezési módszereket, lehetővé téve a folyamatosan rendelkezésre álló előrejelzéseket és forgatókönyveket, amelyekkel használható betekintést és magabiztos döntéseket lehet elérni. Az üzleti logika egyetlen platformon történő központosítása emellett valós idejű számításokat és egyszerű frissítéseket tesz lehetővé.
4. A verzióellenőrzés és együttműködés káosza
Az Excel-sablonokat kézzel hozzák létre, osztják meg és terjesztik, amely a verziószabályozás és az együttműködés terén kihívást jelent. A költségvetésért felelős személyek megállapításainak több változata is keringhet a rendszerben. A vázlatokon belüli adatokat, valamint az azokkal kapcsolatos insightokat és visszajelzéseket ritkán konszolidálják a végleges jelentésekben, így a vezetés nem látja a teljes képet. Nincs egységes, áramvonalas adatforrás.
MEGOLDÁS: Valós idejű együttműködés egy felhő alapú platformon
Egyetlen felhő alapú platformon belül dolgozva az adatok azonnal rögzítésre kerülnek, és a felhasználók együttműködhetnek a különböző verziókon, miközben az ellenőrzési nyomvonalak és a megjegyzések érintetlenül maradnak.
5. A munkafolyamatok és folyamatirányítás kezelése
Az Excel nem képes a munkafolyamatok kezelésére vagy a folyamatok ellenőrzésére, ha az adatokat többször másolják és megosztják. A tervezés gyakran fentről lefelé irányuló megközelítést igényel a célok meghatározásához, és alulról felfelé irányuló megközelítést az adatgyűjtéshez. Az olyan felhasználók, mint például az értékesítési vezetők, általában egy üres Excel-táblázattal kezdik a tervezést. Ezután megadják az adatokat, elküldik azokat, hogy jóváhagyásra vagy elutasításra kerüljenek, miközben specifikus szabványoknak kell megfelelniük. Az Excel azonban nem ezeknek a munkafolyamatoknak a kezelésére készült. A célok előzetes kitöltése sem lehetséges.
MEGOLDÁS: Automatizált a munka- és a jóváhagyási folyamatok
Ha a munkafolyamatok teljes mértékben beágyazódnak egy tervezési megoldásba, az felbecsülhetetlen rendet és egyértelműséget teremt. A jóváhagyások és az adatok zárolása szintén előnyösek. Az automatikus adatkiosztást lehetővé tevő megoldások azt jelentik, hogy az alulról felfelé történő tervezést nem kell minden alkalommal a nulláról kezdeni.
6. Az érzékeny adatok védelme
A geopolitikai feszültségek és a kiberbiztonsági fenyegetések növekedésével az érzékeny adatok védelme létfontosságú. A tervezéshez és riportkészítéshez használt táblázatok gyakran tartalmaznak bizalmas és érzékeny információkat, amelyek megosztása kritikus megfelelési kockázatot jelenthet. Az alkalmazottak személyes adatait törvény védi, és a szervezetek bizonyos szabályzatok megsértését követhetik el, ha az előrejelzett adatok nyilvánosságra kerülnek.
MEGOLDÁS: A felhasználói hozzáférés és az engedélyek szabályozása
A biztonsági előírásoknak való megfelelés érdekében a tervezési megoldásoknak személyre szabott megosztási és hozzáférési szintekkel ellátott sablonokat kell biztosítaniuk. Ez segít a szervezeteknek abban, hogy egy központi rendszerben egyidejűleg gyűjtsék össze az inputokat, miközben korlátozzák a megfelelő adatokhoz való hozzáférést, a megfelelő személyek számára, a megfelelő okokból.
7. Az adatelemzési és riportálási képességek hiánya
Az Excel és a PowerPoint gyakori eszközök a vezetői riportok készítéséhez, de ezek korlátozott képességekkel rendelkeznek a mélyreható adatelemzéshez és a dinamikus riportkészítéshez. Az adatmennyiség vagy túl nagy ahhoz, hogy meg lehessen osztani, vagy csak kisebb részeket lehet megosztani, amely azt jelenti, hogy a vezetők nem látják a teljes képet. Ez korlátozza az előreláthatóságot és az adatok mélyreható feltárását.
MEGOLDÁS: Hozzáférhető dashboardok minden érdekelt fél számára
A vizualizációk életre keltik az adatokat. Azzal, hogy egyszerűen elérhetővé teszi a dashboardokat az érdekeltek számára a szervezet egész területén, lebonthatja a silókat és javíthatja az előreláthatóságot. Ez azt jelenti, hogy a vezetőség és más érdekelt felek laptopjukon vagy mobileszközükön, bárhol is legyenek, gyorsan elemezhetik az információkat, és gyorsan reagálhatnak rájuk. A riportkészítés és a tervezés zökkenőmentesen összekapcsolódik, lehetővé téve a rendszer számára, hogy proaktív riasztásokat hozzon létre a könnyebb áttekintés érdekében.
8. Korlátozott adattárolás és sablonok
Az Excel nehezen válik többdimenziós eszközzé, ezáltal a felhasználók kénytelenek sablonok helyett egyetlen részleg riportjaival dolgozni. Egy közepes méretű szervezet 10 termékvonallal, 10 régióval és 10 költségközponttal gyorsan meghaladhatja az évi 10 000 táblázatot, nem számítva a tervezeteket és szimulációkat. Ráadásul egyetlen sablon módosításához több tucatnyi táblázatot kell egyenként frissíteni, amely nem csak időigényes, de sok hibalehetőséget is jelent.
MEGOLDÁS: A hatékonyság növelése többdimenziós funkciókkal
Az adatokat többdimenziós kockákkal modellező platformok lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy egyéni vagy részlegenkénti riportok helyett sablonokkal dolgozzanak. A különböző adatforrások integrálása az alkalmazás szintjén növeli a hatékonyságot a költségvetés-tervezés és az előrejelzés során. Ez javítja az Excel-élményt, és segíthet a szervezet digitális átalakulási útjának irányításában anélkül, hogy elhagyná a megszokott Excel-környezetet.
A tervezési és teljesítménymenedzsment-technológia segít a csapatoknak azonosítani a kockázatokat és a lehetőségeket, ezáltal a piac előtt járni. Az olyan megoldások, mint a Jedox, segítik a csapatokat abban, hogy eltávolodjanak az egymástól elszakadt táblázatoktól, mivel egyetlen platformon belül biztosítanak hozzáférést a valós idejű, szervezeteken átívelő adatokhoz. A Jedox automatizálja az időigényes folyamatokat, így a pénzügyi csapatok a kézi adatelőkészítéssel elvesztegetett órák helyett a valós idejű insightokra és a nyereséges növekedés elérésére összpontosíthatnak.
Ha készen áll arra, hogy pénzügyi tervezését a következő szintre emelje, mi segítünk!
(Forrás: https://www.jedox.com/en/resources/ebook-elevate-excel-planning/)
