Excel: előnyök, korlátok és alternatívák
Az Excel évtizedek óta a pénzügyi tervezés egyik alappillére. Számos vállalkozás, a kisebbektől kezdve a milliárdos bevételű cégekig, használja az Excelt a műveletek hatékony irányításához. A vállalatok összetettségének növekedésével azonban a kizárólag Excelre való támaszkodás korlátozza a pénzügyi tervezés és elemzés (financial planning & analysis, FP&A) szakembereit – különösen az együttműködés, az adatintegráció és a nagy adatmennyiségek kezelése terén.
Excel: ügyes, de korlátozott tervezési eszköz
Az Excel továbbra is az egyik leggyakrabban használt eszköz a pénzügyben. Rugalmassága, széles körű ismertsége és hozzáférhetősége a vállalati eszköztár nélkülözhetetlen részévé teszi. Az Excelt tervezésre használó vállalatok kihasználják testreszabható felületét költségvetések, előrejelzések és riportok készítéséhez.
Az Excel az évek során kétségtelenül javította funkcionalitását és használhatóságát, így alkalmassá vált a modern könyvelésre és pénzügyi tervezésre. Bár ezeknek vannak előnyei, és bővítik az Excel pénzügyi tervezési képességeit, ezek is járnak saját tanulási görbével és korlátokkal.
Az emberi tényezőt azonban fontos megemlíteni. Minden olyan cellát, amelyet nem szabad módosítani, le kell zárni, és az Excel-modellek beállításával foglalkozó személyeknek ezzel tisztában kell lenniük. A figyelmetlenségek könnyen azt eredményezhetik, hogy a felhasználók olyan cellákba is beírnak információkat, ahová nem kellene, vagy éppen nem valós adattal töltik fel azokat. Az ilyen emberi hibák végül a tervezési eredményekbe is beépülnek, és veszélyeztetik azokat az alapokat, amelyekre az üzleti döntések épülnek.
Ezeknek a hibáknak a megtalálása és utólagos kijavítása idő- és munkaigényes. Az Excel táblázatok másik kockázata az, amikor az emberek sorokat és oszlopokat adnak hozzá anélkül, hogy erről szólnának, amely aztán hatással van a képletekre és azok eredményeire.
Az Excel működhet az FP&A-csapatok pénzügyi tervezésében és előrejelzésében, legalábbis egy bizonyos méret- és összetettségi szintig. Ahhoz azonban, hogy jól működjenek egy együttműködő és dinamikus munkakörnyezetben, az Excelben lévő táblázatkezelőket az első naptól kezdve tudatosan és szándékosan tökéletesen kell beállítani, amely reálisan nézve szinte lehetetlen. Az Excelben történő tervezés során tehát egy bizonyos ponton kihívások merülnek fel, különösen, ha arról van szó, hogy mi szükséges a sikeres integrált pénzügyi tervezéshez.
Legjobb gyakorlatok az Excel-alapú pénzügyi tervezéshez
Az Excelre pénzügyi tervezésben támaszkodó vállalkozások számára az alábbi gyakorlatok segíthetnek ellensúlyozni néhány gyakori kritikus pontot:
- Pénzügyi modellezési szabványok létrehozása és fenntartása: Vezessen be szabványokat, például a képletek színkódolását (pl. fekete a képletekhez, kék a bevitelhez stb.), hogy mindenki számára javuljon az átláthatóság és az olvashatóság.
- Előzze meg az indokolatlan módosításokat: Kerülje a felesleges sorok és oszlopok hozzáadását, amelyek a modellek fokozott hibaérzékenységéhez vezetnek.
- Használjon következetes sablonokat: Ragaszkodjon a következetes formátumokhoz és sablonokhoz a hibák csökkentése és a skálázhatóság biztosítása érdekében.
- Végezzen rendszeresen karbantartást: Csak a legszükségesebbet tegye az Excel táblázatokba, és dobja ki a felesleges dolgokat. A rossz adatok rossz meglátásokat eredményeznek.
Ahol az Excelben történő tervezés hiányos
A vállalatok növekedésével és az adatkészletek bővülésével az Excelben történő tervezés gyorsan teherré válhat. A nagy mennyiségű adat lelassítja a számításokat és növeli a betöltési időt. A mögöttes feltételezésekben bekövetkező változásokat gyakran nehéz nyomon követni, különösen olyan csapatokban, ahol a modelleket megosztják.
Az egyik kritikus pont az együttműködés. Az Excelben történő tervezés általában akkor válik nehézzé, ha a csapat több tagjának kell ugyanazon a dokumentumon dolgoznia. A táblázatok hajlamosak a verziókezelési problémákra, és a forrásadatok változásai nem mindig láthatók azonnal az összes érdekelt fél számára. Az érzékeny adatokhoz való hozzáférést szabályozó, egyértelműen meghatározott szerepkör-alapú jogosultságok nélkül az adatok integritása könnyen veszélybe kerülhet emberi hibák miatt, amelyek sokáig észrevétlenek maradhatnak.
Az Excel nem egy nagy adatbázis. Szervesen növekszik a vállalat felhasználási eseteivel és üzleti kihívásaival, a számok folyamatosan gyarapodnak, és ahogy az adathalmazok növekednek, úgy válik egyre nehézkesebbé a feldolgozásuk és a velük való munka. Néhány száz vagy akár néhány ezer adatrekord, nagy .csv-fájlok importálása más mappákból, vagy a már meglévő rendszerek való kapcsolódás mind-mind az Excel meghibásodását okozhatja.
Adatvizualizáció
Az Excel egyik erőssége, hogy képes az adatok vizualizálására diagramok, grafikonok és PivotTables segítségével. Az Excel vizualizációs eszközei azonban gyakran korlátozottak a modern üzleti intelligencia-platformokhoz képest. Azok a vállalatok, amelyeknek nagy, összetett adathalmazokat kell vizualizálniuk, hiányosnak találhatják az Excel képességeit.
Egy fejlett pénzügyi tervező szoftver továbbfejlesztett drag-and-drop adatvizualizációs képességeket biztosít, amelyek megkönnyítik a pénzügyi és működési adatok elemzését és bemutatását. Ezek az eszközök jobb elemzést tesznek lehetővé több dimenzió – például termékcsaládok, régiók vagy pénznemek – tekintetében, miközben biztosítják, hogy a jelentések vizuálisan vonzóak és informatívak legyenek.
Alternatívára való áttérés
Az Excel tagadhatatlanul nagy teljesítményű táblázatkezelő szoftver, amely rugalmasságot és széles körű funkciókat kínál. Mégis, ahogy a vállalatok növekednek, gyorsan rájönnek, hogy az Excel-alternatívák elengedhetetlenek az összetettebb pénzügyi tervezési igények támogatásához és a műveletek zökkenőmentes működéséhez. Bár az Excel erős alapot nyújt a pénzügyi tervezéshez, nem adatbázis, és nem nagyszabású, többdimenziós adatkezelésre tervezték.
Az Excel alternatíváinak mérlegelésekor a vállalatoknak olyan szoftvermegoldásokat kell keresniük, amelyek nagyobb együttműködést, valós idejű adatintegrációt és robusztus automatizálási funkciókat biztosítanak. A vállalati teljesítménymenedzsment (enterprise performance management, EPM) platformok Excel-szerű felületet kínálnak, így az Excel felhasználói élményét és felhasználói felületét már ismerő pénzügyi csapatok számára is egyszerűvé válik az átállás.
Összefoglalás
Ahogy a szervezetek növekednek és összetettebbé válnak, az Excel korlátjai, különösen az együttműködés, a valós idejű adathozzáférés és a skálázhatóság terén. Az Excel továbbra is alapvető eszköz marad az FP&A szakemberek mindennapi munkájában, akár kisvállalkozásoknál, akár multinacionális vállalatoknál dolgoznak. Azonban, mint minden eszköz, az Excel is egy adott célra készült, és a modern FP&A tervezési kihívások kinőtték a képességeit. Ezért fontos, hogy a pénzügyi szakemberek felmérjék, hogy az Excel még mindig megfelel-e az igényeiknek.
Egy olyan hatékony tervezőszoftver, mint például a Jedox, jobb együttműködéssel, automatizálással és valós idejű insightokkal bővíti a vállalatok pénzügyi tervezési képességeit, biztosítva, hogy pénzügyi modelljeik lépést tudjanak tartani a változó üzleti igényekkel. A Jedox segítségével az FP&A szakemberek továbbra is használhatják az Excelt, miközben kiküszöbölhetik annak hiányosságait, például a táblázatkezelési káoszt és a nagy adatmennyiségek kezelésének nehézségeit.
Ha szeretné megismerni a Jedoxot és az integrált pénzügyi tervezési platform képességeit és erejét a gyakorlatban, lépjen kapcsolatba velünk.
