A tervezés minden vállalat alaptevékenysége. Ennek ellenére, amikor elérkezik az éves költségvetési időszak, sok szervezetben az első reakció a sóhajtozás és az ellenállás. Nem véletlen: a költségvetés sokak számára időigényes, frusztráló és alacsony hozzáadott értékű folyamat.

A hagyományos költségvetési gyakorlat számos jól ismert problémát hordoz:

  • Manuális folyamatok, Excel-táblák végtelen körforgásban
  • Széttöredezett adatok, amelyek miatt állandó vita folyik a „helyes számokról”
  • „Budget gaming”, amikor a területek tudatosan torzítják a terveket
  • Átláthatatlanság, mivel a tervezés gyakran pénzügyi silókban zajlik
  • Több verzió párhuzamosan, folyamatosan változó célokkal
  • Gyorsan elavuló eredmények, amelyek már a jóváhagyás pillanatában idejétmúltak

Mindezek ellenére a tervezés nem kerülhető meg. A valódi kérdés az, hogy hogyan lehet a költségvetést a vállalatot támogató, élő irányítási eszközzé alakítani?

Miért vált elkerülhetetlenné a változás?

Sok szervezet már felismerte a változás szükségességét, és lépéseket tett a tervezési és előrejelzési folyamatai modernizálására. Ugyanakkor a legtöbb vállalat még mindig messze van egy valóban összekapcsolt, rugalmas tervezési működéstől.

A COVID-19 járvány különösen élesen mutatta meg a hagyományos költségvetés korlátait. A korábban gondosan elkészített tervek egyik napról a másikra értelmüket vesztették. Az FP&A csapatok kényszerhelyzetben forgatókönyveket gyártottak, napi szinten követték a cash flow-t, és gyors döntéseket kellett támogatniuk hiányos eszköztárral.

Ez rávilágított arra, hogy a modern tervezés miért kulcsfontosságú:

Nagyobb rugalmasság és gyors reakcióképesség: A statikus éves költségvetések nem tudnak lépést tartani a gyorsan változó piaci környezettel.

Erősebb üzleti együttműködés: A hatékony tervezés alapja a folyamatos kommunikáció és az operatív és pénzügyi tervek összehangolása.

Adatalapú döntéshozatal valós időben: Az aktuális, megbízható adatok nélkülözhetetlenek ahhoz, hogy a vezetés időben korrigálhasson.

Tudatosabb erőforrás-allokáció: A folyamatos tervezés lehetővé teszi az erőforrások dinamikus átcsoportosítását, nem ragaszkodva a múlt feltételezéseihez.

A költségvetés tipikus buktatói

A tervezési folyamat javításához először meg kell érteni, hol siklik félre leggyakrabban. A problémák jellemzően három terület köré csoportosulnak.

1. Kommunikációs hiányosságok

Ha az érintettek nem értik a folyamatot, a feltételezéseket vagy az eredményeket, gyorsan megbomlik az összhang. Kevés dolog rombolja jobban a bizalmat, mint amikor egy vezető azt mondja: „Ez nem az én számom.”

2. Együttműködés hiánya

A költségvetés nem számviteli gyakorlat, hanem üzleti tervezés. A cél nem az, hogy „eltaláljuk” a jövőt, hanem hogy egy hiteles iránytűt adjunk a döntésekhez. Ez csak széles körű üzleti együttműködéssel valósítható meg.

3. Adatminőségi problémák

A rossz minőségű adatokra épülő tervek súlyos következményekkel járhatnak. Az adatminőség kockázatának felismerése lehetővé teszi, hogy a szervezet időben ellenőrzési és egyeztetési pontokat építsen be.

Gyors nyereségek a tervezés javítására

A hosszú távú átalakulás időigényes, de vannak azonnal alkalmazható lépések, amelyek jelentősen javítják a folyamatot.

Korai célösszehangolás: A felsővezetői elvárások tisztázása a folyamat elején rengeteg utómunkát spórol meg.

Részletes, reális ütemezés: Egy jól felépített naptár és ellenőrzőlista csökkenti a csúszásokat és a kapkodást.

Egyszerű, érthető sablonok: A sablonok célja az együttműködés támogatása, nem a túlzott részletezés.

Kulcsmozgatókra fókuszálás: A legtöbb üzletágat néhány kritikus tényező határozza meg, és ezek pontossága hozza a valódi értéket.

Éves utóértékelés: A költségvetési ciklus végén levont tanulságok alapozzák meg a következő év javításait.

A hosszú távú jövőkép: emberek, folyamatok, platform

A kimagasló FP&A működés három pillérre épül.

Emberek: Megfelelő készségek és folyamatos fejlődés nélkül nincs modern tervezés.

Folyamatok: A végponttól végpontig átlátott, tudatosan fejlesztett folyamatok teszik fenntarthatóvá a működést.

Platform: A korszerű tervezési platform – mint a Jedox – biztosítja az adatkapcsolatokat, a forgatókönyv-kezelést és az üzleti együttműködést.

Összefoglalás

A költségvetés nem szükséges rossz. Megfelelő megközelítéssel a vállalati tervezés egyik legerősebb eszközévé válhat.

A rövid távú fejlesztések és a hosszú távú, összekapcsolt tervezési jövőkép együttesen segítenek abban, hogy a vállalatok valóban túllépjenek a hagyományos költségvetésen, és eljussanak a folyamatos, üzletvezérelt tervezésig.

(forrás: https://www.jedox.com/en/blog/planning-budgeting-season/)